A l’ère du numérique, de nombreux services traditionnels se dématérialisent, dont le syndic en ligne de copropriété professionnel, et sont témoins de la naissance de nouveaux acteurs sur internet.
Les syndics de copropriété pour votre immeuble ne font pas exception à cette règle avec l’émergence du syndic en ligne.
Zoom sur la définition, le fonctionnement et les avantages et limites que présente ce nouveau mode de gestion de copropriété pour les copropriétaires !
Sommaire
Définition du syndic en ligne
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose à toute copropriété, peu importe sa taille, d’être gérée par un syndic de copropriété qui est a ne pas confondre avec le syndicat des copropriétaires.
La loi prévoit plusieurs modèles de gestion de copropriété, à savoir : les syndics professionnels ou non-professionnels (bénévole ou coopératif).
Le syndic de copropriété en ligne, également appelé “syndic à distance », ou encore “syndic 2.0”, est une gestion professionnelle se chargeant de la gestion administrative et financière d’une copropriété, intégralement à distance.
L’ensemble des échanges se fait ainsi en visioconférence, par SMS ou par mail.
La satisfaction client des syndics professionnels est en chute libre depuis plusieurs années. Les copropriétaires sont aujourd’hui de plus en plus exigeants et sont en recherche de solutions moins coûteuses, avec une réactivité accrue pour résoudre leurs problèmes en copropriété.
C’est dans cette logique que les syndics en ligne ont vu le jour. Ils proposent ainsi des tarifs attractifs (moins 40% que les syndics professionnels traditionnels) ainsi qu’une gestion de la copropriété dématérialisée.
Fonctionnement et missions d’un syndic de copropriété en ligne
Fonctionnement d’un syndic en ligne
Le syndic de copropriété en ligne propose exclusivement des prestations en distanciel. Les échanges se font virtuellement, par mail, par téléphone ou en visioconférence. En contrepartie, les tarifs sont moins onéreux.
Les copropriétaires peuvent ainsi faire jusqu’à 40% d’économies sur leur budget.
Les syndics en ligne n’ont, ainsi, pas besoin d’une agence physique pour rassembler leurs employés et accueillir leurs clients. Le nombre de salariés est limité, étant donné qu’ils ne se déplacent pas sur place et n’ont pas besoin d’assistance pour gérer au quotidien les différents déplacements.
Le conseil syndical a ainsi pour mission de gérer en autonomie les besoins du site.
Bon à savoir :
Les obligations réglementaires d’un syndic en ligne sont les mêmes qu’un syndic traditionnel. Il doit en effet détenir une carte professionnelle délivrée par la CCI, justifier de 42 heures de formation professionnelle tous les trois ans, souscrire à une assurance responsabilité civile et détenir une garantie financière.
Les missions d’un syndic de copropriété en ligne
Un syndic en ligne a les mêmes missions qu’un syndic traditionnel. Elle se résument en :
- Représentation des copropriétaires d’un point de vue légal ;
- Tenir à jour la comptabilité et assurer la répartition des charges collectées ;
- Organisation d’une Assemblée Générale annuelle pour approuver les comptes et définir un budget prévisionnel pour l’exercice à venir ;
- Définition des travaux à venir pour assurer le bon fonctionnement de l’immeuble et la sécurité des copropriétaires.
- Etc.
Syndic de copropriété en ligne : l’art de maximiser les bénéfices de la digitalisation
Vous assistez à votre première assemblée générale en visioconférence, et là, révélation ! Pendant que certains copropriétaires naviguent tant bien que mal dans l’interface, vous maîtrisez parfaitement chaque fonctionnalité. Votre atout ? Une solide compréhension du fonctionnement du syndic de copropriété traditionnel qui vous permet de tirer le meilleur parti des outils numériques mis à votre disposition.
Cette expertise vous place dans une position privilégiée face à votre gestionnaire digital. Vous savez précisément quels indicateurs surveiller sur les tableaux de bord, comment interpréter les données financières dématérialisées, et surtout comment dialoguer efficacement avec votre interlocuteur lors des échanges en ligne.
Plus encore : vous maîtrisez les subtilités du carnet d’entretien numérique, comprenez les enjeux des votes électroniques sécurisés, et savez exploiter les alertes automatisées pour anticiper les échéances réglementaires. Cette connaissance approfondie vous garantit de profiter pleinement des économies substantielles (souvent 40 % de réduction), sans jamais perdre votre regard avisé sur la qualité de service du syndic de copropriété en ligne.
Les copropriétaires avertis transforment leur syndic de copropriété en véritable allié stratégique
Observez le parcours de Sophie, copropriétaire de la résidence Les Érables : forte de sa maîtrise des enjeux traditionnels, elle a su négocier un accompagnement personnalisé avec son syndic numérique. Elle exploite intelligemment l’application mobile pour superviser les travaux, participe activement aux consultations électroniques et optimise même les contrats d’entretien grâce aux outils de comparaison automatisés.
Bonus non négligeable, elle utilise désormais les fonctionnalités de géolocalisation des prestataires pour réduire les délais d’intervention, et les modules de planification prédictive pour étaler intelligemment les gros travaux. Son immeuble présente aujourd’hui des résultats remarquables (charges parfaitement maîtrisées, maintenance préventive efficace et relations harmonieuses entre résidents).
Cette réussite découle directement de sa capacité à transformer ses connaissances fondamentales en levier d’optimisation digitale. Car les copropriétaires qui excellent avec leur syndic en ligne sont invariablement ceux qui comprennent les enjeux métier qui sous-tendent la technologie.
Contenu et forme du contrat
Le contrat est un document signé entre le syndic en ligne et le syndicat des copropriétaires. A ce titre, il désigne :
- La durée du mandat sa date de début et de fin
- Les conditions sur les honoraires de gestion de copropriété
- Les modalité de la réalisation de la mission
Le contrat prévoit les tâches et la responsabilité sur les services apportés que le gestionnaire devra s’acquitter aussi bien pour la gestion courante ( comptabilité de la copropriété ) que pour les prestations spécifiques ( travaux, contentieux ).
Parmi les rôles du syndic sur internet, il devra également gérer l’assemblée générale des copropriétaires. Depuis le 2 juillet 2015, le contrat de syndic en ligne doit utiliser un mandat type dont les clauses sont définies par décret. Vous pouvez demander un devis au préalable.
Les honoraires du syndic de copropriété en ligne
Désormais, la quasi-totalité des missions des syndics doivent être incluses dans un forfait de base. Cependant, une liste de missions particulaire peut être facturé au syndicat. Cette liste est exhaustive.
Les honoraires du syndic de copropriété en ligne dépend de la date à laquelle est signé le contrat.
Les frais d’état-daté, établi lors de la vente d’un lot de copropriété sont plafonné par décret. Cependant, la facturation d’un pré-état daté lors de la signature d’un compromis de vente n’est pas légale.
Comment choisir un syndic sur internet ?
Depuis la loi Alur, afin de choisir un syndic de copropriété, le conseil syndical doit se réunir et a l’obligation de comparer plusieurs propositions et devis. Un copropriétaire de l’immeuble a en revache le droit de présenter d’autres projets de contrats.
Si les syndics professionnels ne sont pas assez nombreux, le conseil syndical devra renoncer à cette mise en concurrence. Si le syndicat choisi de ne pas avoir de syndic en ligne, cette mise en concurrence ne sera bien sûr pas imposée.
Encore une fois, c’est l’assemblée générale qui doit désigner le prestataire, bénévole ou professionnel lors d’un vote à la majorité absolue de l’article 25.
La révocation du syndic de copropriété en ligne
La contrat est révocable à tout moment. Cependant, le syndicat des copropriétaires prend le risque de devoir payer des dommages et intérêts. Cette décision ne peut tout d’abord qu’être prise en assemblée générale et que que la nomination de son successeur soit mentionné à l’ordre du jour.
En cas du refus du professionnel de convoquer l’AG, c’est au conseil syndical de le faire. La révocation devra se faire au votre de la majorité absolue.
Si le syndic en ligne pense avoir été abusé et ne repose sur aucun fondement sérieux, il pourra obtenir la condamnation du syndicat de l’immeuble. Enfin, si la révocation est immédiate, il ne pourra lui être demandé de ne mener à bien les affaires courantes.
La démission du syndic de copro internet
Le professionnel a le droit de vouloir rompre son contrat avant la fin de son mandat. Il devra à ce titre respecter un délai de préavis afin de laisser le temps à la copropriété de rechercher un nouveau devis.
Si la démission porte préjudice et qu’elle n’est pas la conséquence d’un motif légitime et sérieux, les copropriétaires pourront demander des dommages et intérêts en justice. En cas de démission brutale, des syndics devront être trouvé et nommé même bénévole.
Avantages et limites d’un syndic en ligne
Le syndic en ligne assure une gestion transparente des copropriétés. Il met à leur disposition une solution en ligne permettant de suivre l’ensemble des actions menées, facilitant ainsi la prise de décision et la diffusion de l’information.
Concrètement, un syndic de copropriété en ligne permet une gestion dématérialisée, moins coûteuse et plus rapide grâce à l’automatisation de certaines tâches.
Les propriétaires gardent également la liberté de gérer leur immeuble tout en délaissant des missions techniques et comptables. Il s’agit également d’un moyen efficace d’être accompagné par des professionnels en cas de besoin.
Toutefois, ce modèle de gestion comporte certaines limites. Comme cité précédemment, le gestionnaire ne se déplace jamais au sein de la copropriété. Un grand nombre de missions sont alors déléguées au conseil syndical (Assemblée Générale, réalisation du relevé des compteurs, etc.).
Par ailleurs, le syndic en ligne peut parfois manquer de réactivité étant donné qu’il ne connaît pas assez l’immeuble, surtout en cas d’urgence.
